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サイトエンジン株式会社
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失敗しないビジネスメールの書き方

2021.08.23
この記事の著者
岩渕史郎
岩渕史郎
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こんにちは。サイトエンジンの岩渕です。ビジネスシーンであれば、営業活動以外にもメールでやり取りを行うシーンが多々あります。普段メールを使わない方や、新社会人になったタイミング等でメールの書き方がわからないという方向けに解説します。

ビジネスメールのルール

メールを送信するにあたり、「宛先」「件名」「本文」をそれぞれ入力する必要があります。それぞれの役割やルールを解説します。

宛先

To:メインでメールを届けたい相手のアドレスを入力します。2件以上入れることは基本的にありません。

CC:Toの受信者とあわせて情報共有したい相手のアドレスを入力します。CCに入っている相手はToの相手も見える状態のため、クライアントの担当者が複数いるようなプロジェクトを進める時などに使われます。

BCC:ToとCCには見せない相手のアドレスを入力します。上司にもメールの内容を確認してもらいたい場合や、一斉メールを実施する場合等によく用いられます。

件名

自分にメールが届いたとき、中身を見るか判断する指標になる件名ですが、一番重要と言われています。本文を見る必要があると判断してもらうためには、しっかりと要件がわかる文章を心掛けましょう。

・社名を入れて誰からのメールか件名でわかるようにする

・何の件でメールを送っているかを明記する

・【】を使って強調したい文章を15字にまとめ、全文で30字程度にする

例:【サイトエンジン株式会社|岩渕】○○のお見積もり書ご送付の件

本文

本文は気を付けるべきルールがあります。流れを一度確認しましょう。

宛名

会社名と名前は改行して書きます。相手によっては返信が重なり会社名を省略することもあるため相手に合わせて変えます。

あいさつ文

対面などでやり取りしたことがある人への初めてのメールであれば、「お世話になっております。○○会社の○○と申します。」が適切です。これも返信が増えるごとに「ご返信ありがとうございます。○○会社の○○です。」のように省略します。

要件

簡潔に「何を・誰が・いつまで・何故・どのように」をきちんと記載します。改行や箇条書きをうまく使い、見やすい文章を心掛けましょう。

締めの文

形式的なもので使いまわすことが多くあります。「ご多忙のところ恐縮ですが、何卒宜しくお願い致します。」などが一般的です。

署名

メールの最後に挿入する自分、自社の情報をまとめたものです。会社のフォーマットによって異なりますが、基本的な構成は以下のパターンです。

ーーーーーーーーーーーーーーーーーーー

会社名

名前

住所

電話番号

メールアドレス

ホームページURL

(最近ではTwitterやYoutubeのリンクなど)

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ビジネスメールの注意点

ビジネスメールを送信する際は相手から常識のない会社だと思われないために注意しなければなりません。その中でもやってしまいがちな間違いを3つご紹介します。

誤字脱字

一番発生しがちなミスです。単純な文章以外にも、数字の間違いも起こりやすい傾向にあります。慣れていない状態や、1からメールを書いている場合は念入りに見直しを行うようにしましょう。敬語なども間違って使っているケースがあるので要チェックです。

添付ファイルのサイズ

資料などデータファイルを送ることも多くありますが、受信不可能なサイズかどうか事前にチェックする必要があります。基本的には2MB以上のデータは直接添付せずに「ギガファイル便」などを活用しましょう。

メール送信時間

メールには見てもらいやすい時間があります。基本的には相手の会社の営業時間内に送るようにしましょう。但し始業前にメールを送信するとメールチェックされるタイミングだったり、受信箱の上の方に位置することも多かったりして、見てもらえる可能性が高いと言えます。急を要する内容ではないものは朝8時や9時などがおすすめです。

まとめ

今回は一般的なビジネスメールの基本的な書き方についてご紹介しました。ルールが守られているメールであれば良い結果を生み出すというわけではなく、減点法のように相手に不快に感じられる要素を消していくという考え方です。次回は営業メールを中心に解説します。

著者プロフィール
岩渕史郎
岩渕史郎

宮城県出身東京在住24歳。 現在SNSの運用やセールスの領域でお仕事しています!

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