オウンドメディアの運用をするにあたって必要となるのがコンテンツ制作の進行管理と担当者間での情報共有です。プロジェクトの情報を共有する相手はコンテンツに関連する社内の各部署の担当者にとどまらず、記事ライティングやWebデザイン、サーバー管理といった業務を委託する外部業者なども含まれます。特に記事ライティングについては、多数の記事を同時進行で作成することも考えられ、それぞれの記事作成がどの程度までできているのかは、管理・共有しておきたい重要な情報です。今回はそんな、複数の作業の進捗状況を管理したり、スタッフ間で情報を共有したりするのに使える、便利なツールを4選で紹介します。

Trello(トレロ)

オウンドメディアの運用でまず導入したいのは「やることリスト」を管理するツールです。複数の記事の制作をスムーズに進行するには、大量のToDoを効率的に整理し管理する必要があります。そのタスク管理に使えるツールが「Trello(トレロ)」です。

最初に「ボード」を用意して、プロジェクト名や部署名を割り当てます。そのボード上に「リスト」を横並びで作成して、リストに「進行中」「完了」などのステータスを割り当てます。個々のタスクは「カード」として作成し、「ふせん」を貼り付けるイメージで進行状況に応じたリストに貼り付けます。

Trelloではメンバー間でタスクを割り振ることができます。記事を公開するなどタスクの進行状況が変わったら、該当するリストにその都度貼り替えていくことで、各タスクの進行状況が一目で分かる仕組みです。その他、カレンダー機能もあったり、スマートフォンやタブレットのアプリでも使えたり、無料プランが充実したりしていることもTrelloの特徴です。

Backlog(バックログ)

「Backlog(バックログ)」もプロジェクト管理ができるツールで、開発から総務まで様々な場面で使われています。Backlogの特徴はプロジェクトの進行を可視化した「ガントチャート」です。ガントチャートは「段取り表」のことで、各タスクの始まりから完了までの流れが時間軸に沿って表示されますので、タスクの進捗状況や遅延などプロジェクトの全体像を一目で把握できる便利な機能です。

ガントチャートの他にも完了日までの進捗状況を「実績線」「計画線」「理想線」の3つの指標で表示する「バーンダウンチャート」、工程の節目を設定する「マイルストーン」など特徴的な機能があり、数か月にわたるプロジェクトの進行管理にはBacklogが便利です。

Chatwork(チャットワーク)

Chatworkはチャットで関係者とのやりとりができるツールで、情報の共有などをおこなうのに便利です。分かりやすい設計が魅力で、さまざまな場面で活用できます。複数が参加できるグループチャットが使えるので、プロジェクト単位や部署単位でグループを作成し会話を進めることができます。自分がグループに参加する前のチャットログの閲覧も可能で、メッセージの内容の検索もできます。

またタスク管理機能があり、自分のタスクを把握したり、他のメンバーにタスクを割り振ったりして管理することが可能です。さらに、メンバーと音声通話やビデオ通話を行うこともできます。社内、社外を問わず特定の相手にダイレクトメッセージを送ることができるので、社内、社外の両方で多数の相手と頻繁にやり取りする場合にはChatworkがおすすめです。サポートも日本語対応で安心です。

Slack(スラック)

Slackも、関係者とメッセージが送りあえるチャットツールです。Chatworkと同じく、Slackにもグループチャットの機能があり、投稿された内容を検索することもできます。音声通話やビデオ通話も可能で、画面共有機能もあります。

またSlackでは「アクティブ」「離席中」などのログイン状態が表示されるので、相手の状況に合わせてコミュニケーションのタイミングや内容を選択することができます。Trelloなど連携できるツールも多いので、既に導入しているツールと組み合わせて使う場合には便利です。

その他、Slackには各種プログラミング言語のソースコードを見やすい形で送信できるスニペット機能もあります。バグの洗い出しやソースコードの受け渡しなどを行うプログラミング業界では重宝される機能です。オウンドメディアの運用でソースコードを多く扱うなどの開発業務が多い場合にはSlackが向いています。

オウンドメディアを継続して運用するには業務を効率化することが大きなカギになります。複数の作業の進捗状況を管理する場合や、スタッフ間で情報を共有する場合にはTrelloやBacklogなどのタスク管理ツールを使えば便利です。また、運営に関わる社内外のメンバーとコミュニケーションを取るにはChatworkやSlackなどのチャットツールが役立ちます。自社やプロジェクトに合ったツールを活用しながらオウンドメディアを効率的に運用して、ビジネスの認知度アップと売り上げアップにつなげましょう。