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見やすい議事録の書き方とは? テクニックや事例を紹介

2021.09.17
この記事の著者
山口駿
山口駿
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こんにちは、サイトエンジンの山口です。本記事では、新入社員が最初につまずくであろう議事録の書き方について言及します。ミーティングにおいて議事録の書き方を工夫することは大切です。議事録はミーティングの内容を単に書き起こすものではなく、見返した際にどのような意見交流やディスカッションをしたのかが把握できるものである必要があります。

議事録の書き方がうまくなれば社内全体にミーティング内容を伝えることができます。いち社員として認められるためにも覚えておく必要があるスキルです。それでは、議事録作成におけるポイントについて説明していきます。

議事録の書き方

冒頭でも記載しましたが、議事録はただ単にミーティングの内容を書き起こすものではありません。誰が見てもミーティングの目的や背景、ポイントを理解できるようにする必要があります。わかりやすい議事録を作成するための手順やポイントについて紹介していきます。

何を決めたミーティングなのかを明記する

ミーティングには開催される目的や背景があります。ミーティングで何を決めたのかを記すことで、会議に参加していない人にも要旨を伝えることができます。

アジェンダを記入する

アジェンダを記入しましょう。、アジェンダが書かれていなければ、ミーティングに出ていないメンバーは議事録を見てもどういった流れで話し合いが行われていたのかがわかりません。予め決めていたアジェンダを記入することで、ミーティングの流れが理解してもらいやすくなります。

5W1Hを意識する

いつ(When)、どこで(Where)、誰が(Who)、何を(What)、Why(なぜ)、How(どのように)の6つの要素を意識することで共通認識を得ることができます。ミーティングで決まった個人タスクも、社内全体に共有することで、誰がどのくらいの仕事を抱えているか認識できるようになり、適切な業務の配分や効率的な業務遂行につながります。

フォーマットを統一する

社内で議事録のフォーマットを統一しましょう。フォーマットがないと属人的なアウトプットになり、読みにくくなってしまったり、必要な項目が抜け落ちたりしてしまいます。議事録に必要な要件や内容をまとめた上でフォーマット作成に注力しましょう。ここで時間を割くことで結果的に効率的な議事録作成につながります。

ネクストアクションを明確にする

議事録ではミーティングで決まった事項を記し、誰がいつ何をするのかネクストアクションを明確にしましょう。議事録を読んで、後からネクストアクションを振り返ることができれば、ミーティングで決まったやるべきことを忘れず確実に実行できます。議事録は証明にもなるので、言った言っていないの水掛け論や認識のズレを防げます。

議事録のテクニック

強調する部分を統一した方法で目立たせる

例えばブレインストーミングなどでアイデアを洗い出した際に、最終的にどのアイデアに決まったのかを明確にしなければなりません。その際に太字やハイライトといった強調表示を使用しましょう。議事録がぱっと見でわかりやすくなります。わかりやすい議事録を作成すると上司や周りの社員からも評価されやすくなるので意識しましょう。

箇条書きやリストを活用する

多くのアイデアが出た際に長い文章にまとめると、見た目が悪くなってしまいます。そこで箇条書きやリストを用いて見た目を整えます。Googleドキュメントには番号付きのリストがあるので、1つ目のアイデア、2つ目のアイデアのように整理することができます。また、ショートカット(Ctrl+Shift+7)ですぐにリスト化できるほか、インデント増(Ctrl+])でも見た目を整えることができるので、覚えておくと便利です。

議事録例

上記の画像のようにまずは日付とタイトルを記入します。その後アジェンダを表にまとめてわかりやすく示します。ここで注意すべき点は、それぞれのテーマに対して誰がどのくらい時間を使って発表するのかを事前に定めることです。予定終了時間を過ぎてしまうというよくある失敗を防ぐためにも目安の時間を記入しておきましょう。最後にネクストアクションとして誰がいつまでに何をするのかを記入します。このように議事録を書くことで、各々がより具体的なアクションを取れるので、生産性向上につながります。

まとめ

今回は『見やすい議事録の書き方』について紹介しました。ミーティングの議事録は各々が振り返りをするために作成されます。何も考えずにただ議事録作成をするのではなく、「誰が見ても分かりやすい」という要素を意識しましょう。議事録を適切にまとめることができれば、業務をスムーズに進めることに役立ちます。今回紹介したコツを押さえて議事録を作成してください。

著者プロフィール
山口駿
山口駿

デジタルマーケティング企業で長期インターン中の大学生。Webライティング/新規メディア事業に携わる。主にオウンドメディアの運用、メディア事業のリリースを担当。幅広い知識とノウハウを蓄積するために日々精進しています。

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