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SFAとは?導入方法やツールを選ぶポイントについてご紹介

SFAとは?

SFA(Sales Force Automation セールスフォースオートメーション)とは日本語で「営業の自動化」を意味します。SFAは営業の業務プロセスを自動化し、今よりももっと効率良く実行するためのICT(Information and Communication Technology)システムの1つです。SFAをうまく運用させることで生産性を向上させることができます。

SFAの機能について

SFAの機能は主に以下の5つになります。

①顧客情報管理
②案件情報管理
③商談管理
④行動・プロセス管理
⑤売上予測・予実管理

それぞれ詳しく解説していきます。

①顧客情報管理

SFAには、顧客情報管理システムがあります。顧客の会社名、所在地、電話番号、担当者などの基本情報を可視化させることができます。営業担当者が電話を受け取った際に瞬時に情報を把握し、スムーズな対応をすることができます。また、顧客との接触履歴も把握することができるため、顧客に対して丁寧な対応を行うことが可能になります。

②案件情報管理

SFAには、営業案件についての情報を管理する機能があります。案件管理とは、見込顧客からの引き合いを受注につなげるために案件情報を適切に管理することです。SFAでは、営業先企業、営業担当、提案商品・サービス、進捗状況、受注見込み、受注予定日、受注見込み額など営業案件の詳細情報を管理できます。

③商談管理

SFAには、商談について各フェーズの詳細な情報まで管理することができるシステムが搭載されています。営業担当者が空き時間に入力した活動内容は、個々の案件のフェーズや提案中の商品、競合の状況などの各データに自動反映されます。

④行動・プロセス管理

SFAには、営業マンの行動やどういった形で受注してきたのかなどプロセス情報を可視化することができる機能があります。行動やプロセスを分析することで、成績のよい営業マンはどういった傾向があるのかを把握することができます。そこで得た情報を社内全体に共有することで、営業スキルの向上へのつなげることができます。

⑤売上予測・予実管理

SFAには、レポート管理や売上管理、カスタマイズ機能があり、営業パーソンごとの売上や顧客別、商品別など詳細に情報を確認することができます。受注の金額や現状の売上をリアルタイムで可視化することで、確度の高い月間の売り上げ見通しを行うことができます。管理者は売り上げ状況に合わせた人員配置をスムーズに行うことができる点もメリットの一つです。

MA、CRMとSFAの違い

ma crm sfa

マーケティングオートメーション(MA)、SFAとCRMの違いについて解説していきます。端的に言うとそれぞれカバーする範囲が違います。 マーケティングオートメーションはリード獲得からアポ獲得まで、SFAは商談から受注までを、CRMは受注からリピート化までを担うツールです。 

マーケティングオートメーション(MA)とは?

マーケティングオートメーションの特徴として以下のものが挙げられます。

  • 獲得した顧客情報を収集し、蓄積するデータベース 
  • 見込み顧客の実名化から、ロイヤル顧客へ至るまでの施策の自動化
  • 営業マーケティング施策の分析機能  

マーケティングオートメーションは見込み客を獲得し顧客にまで育てる役割を担います。つまりリードジェネレーションからリードナーチャリングまでを受け持ちます。
関連記事:マーケティングオートメーション(MA)とは?導入事例やツールの選び方についてポイントを解説

CRMとは?

CRMの特徴として以下のものが挙げられます。

  • 顧客データベースの管理
  • 顧客へのアプローチ
  • レポート機能

CRMは、サービスや商品を購入した顧客の氏名や年齢、属性といった基本情報をはじめ、購買履歴や購買実績など、顧客にかかわる情報を一元的に管理しています。これにより、情報を可視化し一元管理することができ、マーケティングやマネジメントに活かすことが可能です。

関連記事:CRMとは?運用方法や導入のコツをわかりやすく解説

SFAのツール紹介

SFAには、様々なツールがありそれぞれで機能やサポートが異なります。ここでは、自社に合う製品はどれなのかを見極めるために、SFAの主要なツールについて比較します。主要ツールについては以下の通りです。

  • Sanses
  • SalesCloud
  • e-sales マネージャー

それぞれの特徴について解説していきます。

Senses

Sansesは、人工知能AIを搭載しており、過去の類似案件を参考にできる「おすすめアクション」機能 やドラッグ&ドロップで直感的に管理する機能などがあります。また、取引先情報(企業概要、プレスリリース、有価証券報告書、財務情報など)を自動取得することやG Suite、Office365などのメール、カレンダーなどとの外部連携機能により入力負荷を軽減させることができます。営業のボトルネックを分析できるレポートやAIによるネクストアクションのレコメンドなど、データの蓄積から営業の分析・改善までをカバーしています。SFAとしては珍しく一斉メール配信機能も搭載。従来のSFA以上の使い方が可能であるのも特徴の一つです。

SalesCloud

SalesCloudは、人工知能AIを搭載していることや見込み客の開拓、各キャンペーンのトラッキング機能が特徴的です。また、ワークフローを設計することで、商談の値引きや経費などに関する承認プロセスがスムーズに行うこともできます。バックエンドシステムを連携させて、顧客のデータをあらゆる角度から把握することが可能になります。

e-sales マネージャー

e-sales マネージャーは、クラウド型*¹とオンプレミス型*²を選べることが主な特徴として挙げられます。営業支援、顧客管理、情報共有、マーケティングなど、機能は様々であり、活用支援専任チームが定着までをサポートしてくれるサービスも付随しています。また、他のツールとの連携も豊富で、Excelへの自動アウトプット機能やSansan、Dropboxとつなげることができます。

クラウド型*¹とは、サーバーや専用のハードウェアを自社で購入する必要のないシステムであり、基本的にはベンダーのデータセンターに設置されているものをレンタルして使用する形態が多いです。

オンプレミス型*²とは、サーバーを自社で導入し、システムの構築から運用までを自社で行うような形態の事を指します。「自社運用型」とも呼びます。

自社に合ったツールを選ぶポイント

sfaポイント

①サポートの充実度

SFAを導入しても、それをうまく運用し自社に合わせてツールを定着させなければなりません。自社のメンバーが幾度も改良を重ね、時間をかけてフィットさせることもできますが、効率的に導入を行うためにサポートが充実している製品を選ぶことをおすすめします。初期導入に関する設定をサポートしてもらうことで、効率よく短時間での導入を行うことができます。また、SFAには様々な機能が付属しているので、システム理解をする為にもはじめはサポートが充実している製品を選ぶのが無難な選択であるといえるでしょう。

②他のシステムとの連動

SFAは、営業活動全般において役割を果たします。ただ、マーケティングや顧客関係管理を行うようなMA、CRMなど他のツールやシステムとの連動は必要不可欠です。また、受発注システムと連動させることで、より付加価値の高いサービスを提供することが可能です。そのため、システムを選ぶ際に他システムとの連動性が高いシステムを選ぶようにして、既存ものとのシナジー(相乗効果)が起こるかを見極めましょう。

SFAを導入するメリット・デメリット

メリットデメリット

メリット

SFAを導入するメリットは以下の通りです。

①営業スキルの平準化
②営業活動の可視化
③精度の高い売上予測

それぞれ解説していきましょう。

①営業スキルの平準化

従来は、個人の裁量によって営業活動が行われることが多く、独自のノウハウを築いてもそれが社内で共有されることはほとんどありませんでした。そのため、営業マンごとにスキルの偏りやレベル感の相違が見られ、優劣がわかれてしまう仕組みになっていました。そこで、SFAを導入することにより、優秀なセールスマンのナレッジやノウハウを共有しスキルの平準化を行うことで、組織全体の営業スキルが向上し、より強固な組織を形成することに繋がるのです。

②営業活動の可視化

それぞれ営業マンがどの案件にどれくらい時間をかけているのか、どんな動きをしているのかを把握することができます。そのように、情報を可視化することで、マネージャー陣が営業マンへのアドバイスや施策の打ち出しまでの時間を大幅に短縮させることができます。また、各フェーズにおいて、人員不足が起きている部分に対して補填を行うことも出来るので、より良い組織体制を構築することが可能になるのです。

③精度の高い売上予測

SFAには、多くの情報が蓄積されており、成約率や見積額、成約予定はいつなのかを正確に把握することができます。それらの情報をもとにマネージャー陣は将来の売上予測を立て、そのため売上を達成するための施策を打ち出すことができます。マネージャー陣にとっては、このことは非常に大きなメリットとなり、早い段階から次の段階について考えることができます。

デメリット

一方で、SFAを導入するデメリットも存在します。デメリットについては以下の通りです。

①コストがかかる
②システムの複雑化

それぞれ解説していきしょう。

①コストがかかる

どうしてもツールを装入する際にはコストがかかってしまいます。コストは2種類あり、導入コストとランニングコストに分けられます。SFAには導入コストやランニングコストが安いものがあれば、高性能が故に高くなってしまうものもあります。自社にはどんな機能が必要なのか、目的を達成するためにはどのツールを選べばよいのかを判断し、最適な活用方法を理解しましょう。

②システムの複雑化

従来のシステムよりも複雑化してしまい、混乱するケースも少なくありません。運用するためのルールや人材を確保し、自社に見合うように少しずつ改良を重ねましょう。試行錯誤を繰り返すことで、システムを自社に定着させる必要があります。

失敗しない導入の仕方

ツールを導入する際には、どうしてもリスクというものが生じます。そこで、失敗しないための導入の仕方について解説していきたいと思います。
失敗しない導入の仕方は以下の通りです。

①どういった目的でSFAを活用するのかを明確にする
②自社に合わせたカスタマイズ
③タスクの細分化・KPIの設定

それぞれ具体的に解説していきます。

①どういった目的でSFAを活用するのかを明確にする

SFAは、一種の営業活動を効率化させるツールに過ぎず、導入自体が目的になってしまわないように気を付けましょう。まずは、導入する意図や最終的な着地点を明確にし、その手段としてSFAを活用していきましょう。ただ、導入後すぐに効果が現れない可能性が高いです。効果があらわれる前に、断念するのではなくまずは実行した上でデータを収集し、どのようにすれば効果を最大限発揮できるかを考えていきましょう。

②自社に合わせたカスタマイズ

SFAがはじめから自社にフィットして効果があらわれれば大成功です。しかし、現実はそううまくはいきません。導入後に小さな改良を重ね、何度も試行錯誤を行い、自社に合ったカスタマイズを行いましょう。そうすることで、自社ならではのシステムが構築でき、効果を最大限活用することができます。

③タスクの細分化・KPIの設定

SFAを導入し営業タスクが可視化されたのであれば、次は営業タスクを細分化しそれぞれの営業マンがやるべきことを明確にしましょう。さらに、それぞれの営業タスクに対しKPI(Key Performance Indicator)を設定し、定量的に目標の達成具合を可視化させ、現状把握を促しましょう。結果的に、そのことが営業プロセスの効率化や生産性向上につながります。

SFAの導入事例

sfa導入事例

A社の事例

A社では、営業マン同士の情報共有の漏れが生じており、担当者が変わるとお客様情報の理解に齟齬が起きていました。そこで、SFAを活用し、情報の共有を盛んに行い、漏れを減らす取り組みを行いました。結果として、情報共有の漏れが減ったのはもちろん、今までExcelやGoogleスプレッドシートに記入していた時間に比べて大幅に入力時間を短縮できたそうです。そのことが、生産性と売上向上につながり、うまく活用できた事例の一つです。

B社の事例

B社では、営業活動が可視化できておらず、どのフェーズで滞っているのか、どれだけ時間が掛かっているのかを社内全体で把握できていませんでした。そこで、SFAを導入し、各営業マンの動きを把握した上で営業戦略を立てることにしました。結果として、導入は成功し、営業活動の可視化や営業戦略の構築、売り上げ見込みの把握を行うことができるようになり、細かい分析に時間を当てることが可能になりました。

コンテンツ制作にSFAを活用する方法

SFAに記載されているデータには、顧客の要望や質問などが含まれています。そのため、SFAのデータを見ながらどのようなコンテンツを制作するべきか企画していくのはとても有効な手段です。もっとも顧客に近い立場の営業こそが、顧客の最新のニーズを把握しているものです。

SFAの情報を元にしてコンテンツを作り、それをマーケティングオートメーションで使って上手くリードに配信したりすることで、ナーチャリングにも使えます。また、コンテンツは営業現場での成約率を高めるためにも使えます。

たとえば想定ユースケースや導入事例の記事などは、多くの顧客の関心を引くことができるBtoBマーケティングでは確度の高い最優先で取り組むべき施策ですが、どのような課題を持っている顧客に向けて作るのが最も良いかを判断する材料としてSFAのデータは使えます。

SFAをうまく活用し生産性を向上させよう

SFAは、あくまでも目的を達成するための手段にすぎません。しかし、営業活動において生産性を向上させる手段としては最適なツールであるといえるのではないでしょうか。SFAをうまく活用し業務効率化を促し売上向上へとつなげていきましょう。そのためにも、PDCAサイクルを回すことや細かな改良を重ねて、自社に合うようにカスタマイズしていくことが重要です。

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