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仕事でZOOMを使う際に気を付けたいこと

テレワークが浸透した結果、対面式のオフライン会議だったものが、電話やパソコンを使ったバーチャル会議に切り替わった方も多いのではないでしょうか。自宅からでも簡単に接続できる手軽さもある一方、オフラインに比べてついつい気も抜けがちになります。本記事ではZOOMを使って会議する際、どんなところがみられているか、どのような点に気を付けるべきか、解説いたします。

ZOOM会議(web会議)がスタンダードになった社会

ZOOMは2011年にアメリカで開発されたシステムで、国内ではコロナウイルスの広がりとともに、シェアが進んだサービスです。ZOOMなどのweb会議ツールの影響から、テレワーク画進めやすくなったという企業も多くあるかと思います。現在では企業の会議だけではなく、学校の教育現場にも使われており、今後も使用されるシーンは増えていくと考えられています。

そんな中でweb会議マナ―も文化として固まりつつあり、気を付けていかなければなりません。それではどんなところに気を付けてweb会議をするべきかご紹介いたします。

Web会議中はここに気を付けよう!

  1. 一方的にしゃべりすぎない

    対面でもある現象ですが、オンラインの会議では特に気を付ける必要のある事象です。話を遮るハードルが高いと感じる方も多いのではと思います。常に参加者の方の顔色を確認し、話しながら状況を判断するようにしましょう。不安であれば司会進行役を設けて適切なトークバランスを保つこともおすすめです。

  2. カメラをオンにしているが顔が映らないようにしている

    ノートpcであれば、普段作業しやすい角度でそのままZOOM会議に参加するかと思いますが、頭半分しか映っていないような状態でカメラに映ってしまう事象が多いです。会議前に会議前に角度を調節してから参加するようにしましょう。無駄に不信感を相手方に与えてしまう原因になります。

  3. 身だしなみ
    自宅で作業される方は出社していた時と比べて身だしなみへの注意が不十分になっていることが多くあります。突発的に入った会議にも対応できるように身だしなみには注意しましょう。ポイントは胸から上の服装は適切か、寝ぐせはついていないか、カジュアルすぎる装飾品はつけていないかなど気を付けましょう。ジャケット着用の場合は、座っていてもきれいに見えるかにも気を付けるとより良いです。
  4. web会議ルームに会議の予定時間直前で入る

    ネットワーク上のイベントでもあるため直前に会議のルームに参加する方も多いのではないでしょうか。オフラインの会議であれば、10分前には準備して席についていることがスタンダードであるため、会社によっては同様のリテラシーを求められます。そのようなことで機会損失しないよう、遅くとも5分前にはルームに参加するようにしましょう。

  5. 雑音が激しい

    ご家族が近くにいらっしゃることもあるとは思いますが、意図していない音外手に聞こえてしまっていることも多々あります。事前に対処できるものを確認し、2つ以上デバイスを持っている方は自宅からどのような音が出ているかルームを作って確認することもおすすめです。

  6. 自宅のWi-Fiが弱い、pcの処理速度が遅いなどの理由から接続状態が不安定になっていることがあります。接続状態が悪いと話の進みも悪くなり、非効率的になってしまいます。また商談の際に接続状態が悪くなってしまったら、せっかくの機会を無駄にしてしまう可能性もあるため、万全の通信環境に整えましょう。仕事中は携帯電話のWi-Fi接続を切るなど、通信速度を上げる有効な手段の1つといえます。

まとめ

これからweb会議の予定がある方、web会議が終わった方も今一度上で述べたことが出来ているかチェックしてみてください。重要なポイントは、話す相手が不快に感じる点を想定して、極力つぶしていくことです。今後の快適なリモートワークを過ごすために、社内でのルール化を進めていきましょう。

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