タイムマネジメントツール「Toggl」について

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こんにちは!サイトエンジンの小田です。突然ですが、みなさんは「タイムマネジメント」、心掛けていますか?タイムマネジメントとは、仕事上で時間管理を行い、生産性や効率をあげることです。でも、いちいち時計を見ながら時間を測るのは少し面倒なこともありますよね。今回は、タイムマネジメントに便利なツール、業務時間を測ってくれる「Toggl(トグル)」を紹介します。ぜひ参考にしてみてください。

なぜ業務時間を測るのが大切なのか

業務時間を測る大切さについて、私なりに考えたことをご説明します。

仕事は効率的にやりましょう!とはよく言われます。効率的にそれぞれの業務を進めた方が、無駄な時間なく業務をすることができるので、効率化は大切ですよね。つまり、タイムマネジメントは仕事においてとても大事なことです。しかし、効率化を考えた時に自分がどの業務にどのくらいの時間をかけているか理解していないと、効率化を目指す対策をとっても、本当に効率化できたかは確かめにくいでしょう。感覚的に作業が早くなった!と思っても、実際にどれくらいの時間短縮ができたのか、あとどのくらいで目標の短縮時間を達成できるかについて知るためにも、現状で作業にかかっている具体的な時間を知ることは不可欠です。

タイムマネジメントをする際は、まずは自分がそれぞれの業務にどのくらいの時間をかけているかを知ることが大切になります。その上で、時間を短縮する工夫などについて考えていくと、効果的なタイムマネジメントにつながるかと思います。つまり、仕事の効率化を図るためにも、業務時間を計るのは欠かせないことなんです。

Togglについて

Togglは、業務時間を計ってくれるツールです。タイマーと一緒じゃん・・・と思うかもしれませんが、違います。タイマーよりも便利です。ブラウザ以外にも、クローム拡張機能やスマホアプリでも使える凄腕ツールです。タイムマネジメントツール、なんていうと結構使いこなすのが難しそうに聞こえますが、Togglはかなりシンプルに使うことができます。使い方については以下で説明します。

Togglの使い方を簡単に説明

Togglの使い方はとても簡単です。まず、アプリやブラウザなど好きなところでTogglを開きましょう。個人的にはクローム拡張機能を使うのがおすすめです。Togglの画面を開いた後、作業の名前、プロジェクト名を入れてボタンを押して業務に戻ると、かかった時間を自動的に計ってくれます。作業終了後はストップボタンを押すと、自動的にログとして作業名と時間が保存されていきます。一日が終わる頃には、自分がどの作業にどのくらい時間をかけていたかが一目でわかります。

また、Togglはレポートを出す機能もついています。年、月、週、日単位で区切り、自分がどのプロジェクトに一番時間をかけていたのかなどもわかりやすくレポートとして抽出することが可能です。タグ付けをすることで、プロジェクト内でもさらに詳しく作業内容を分析することもできます。

私がTogglを使い始めてから

私は去年の夏からサイトエンジンで働いているのですが、前職の時は全く意識できていませんでした・・!(ポンコツ新入社員でした)

最初のうちは意識しようと思い、作業始めの時間と、終わりの時間をメモしていました。しかし、かかった時間の計算や管理が面倒になってしまい、結局はあまりうまくタイムマネジメントできずにいました。

サイトエンジンに入り、Togglを使うようになってから、かなり時間を意識して働くようになりました。作業を始めて1時間くらい経ったかな・・とTogglを見ると、2時間経っていて冷や汗が出た経験もあります。Togglで時間を確認しながら作業を進めることで、何で時間をそんなに使ってしまったのかを振り返り、次にこの作業をするときはどうすれば時間短縮ができそうかを考えることができるようになりました。

もともと作業をするのが早い方ではないですし、何かの作業をする前はかなり腰が重くなってしまうタイプなのですが、Togglを使ってから、タイマーを押すと、「よし、やるぞ!」という気持ちが湧き、自然と手が動きます。自分が思っているより、時間が早く流れるということに気づきました。焦っている時はなおさらです。限られた時間の中でよいパフォーマンスを発揮するために、時間の管理は必要不可欠ですね。

今後もTogglを使って、時間を管理しながら効率化を目指して業務をしようと思っています。

タイムマネジメントツール、Togglについて紹介しました。シンプルなのに便利なToggl、ぜひ皆様も導入して業務の効率化につなげてみてはいかがでしょうか。

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