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Wordの役立ち機能をご紹介!誤字脱字を減らすテクニック

人が文章を書くうえで、誤字脱字をしてしまうことは避けられない問題です。誤字脱字を取り除くためには、文章完成後の見直しで修正することが重要です。今回はWordの便利な機能を使用して、効率的に校閲する方法をご紹介します。

背景

私は現在社内外のライターが書いた記事をチェックする業務を担当しております。

日によっては20記事以上チェックすることもあり、1記事のチェックを素早く進めなければなりません。はじめはすべての記事を手作業でチェックしており、膨大な時間を使ってしまっていました。効率化する手段はないかとインターネットで検索していたところ、Wordで自動校閲してくれる機能がありました。これを使ってからは1文字1文字を注意してチェックしたり、誤字脱字を見過ごしたりすることが無くなりました。私と同じようなお悩みをお持ちの方のために、Wordの校閲機能の使い方をご紹介します。

Wordの機能「エディター」で効率化!

私はWordの「エディター」という機能を使い、記事のチェックをしています。

誤字脱字以外にも、同じ助詞を連続して使用するケースや、句読点の使い方に問題がある際の表記ミスを抽出してくれます。使う手順を説明します。

  1. Wordにチェックしたい文章を張り付ける。
  2. 上部のメニューから「校閲」をクリック。
  3. 一番左の「エディター」をクリック。

すると上の写真のようにノータイムで誤字脱字を表示してくれます。また同時に文字数カウントもかけられるため、効率的にチェック作業を進められます。校閲する際、言葉遣いの細かな設定のなども、オプションの文章校正から設定できます。

汎用性の利く機能

瞬時に誤字脱字をチェックしてくれる「エディター」ですが、記事のチェック以外にも様々なシーンで活用することができます。例えばクライアントへ送るメールや、重要な書類を作成する際など、誤字脱字が許されないというシチュエーションは業務上多々あります。これらにも「エディター」を活用して時間を短縮させましょう。

頼りすぎには落とし穴もある「エディター」

「エディター」はすべてのミスを拾いきってくれるわけではありません。

単品で使われている助詞の誤り(例 私を日本人です。)などは抽出されません。その対策として「音声読み上げ機能」を使い聴覚で間違いに気づくことができます。

はじめに「エディター」をかけて、「音声読み上げ機能」で発見できなかった間違いを探し、その後文章構成を確認する流れをおすすめします。

まとめ

誤字脱字は誰にでもあるものですが、受け取った記事に誤字脱字があった際、筆者への信頼は一気になくなります。エディターを使用して正しい文章で提出し、社内外の信頼を積み上げていきましょう。

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