自社メディアを社内リソースだけで運用しようとすると、記事の掲載本数が伸びず、行き詰まってしまう可能性があります。外注ライターさんに記事の作成を請け負ってもらえば、社員が業務の合間に更新する場合と比較して更新回数を増やすことができますし、社内の負担も減らすことができます。

今回は、Webサービス担当者の方のために、外注ライターさんに記事を発注する際のノウハウをまとめてみました。外注依頼をお考えの方は、ぜひ参考にしてください。

外注でライターさんに依頼する〜社内リソースに限界を感じたら〜

企業でWebサービスを開設する際、担当者となった方は「社内リソースだけでコンテンツを作成していけばコストを抑えられる」と考えるかもしれません。しかし実際には、社内でコンテンツをすべて制作することは非常に困難。なぜなら、社内のスタッフは記事のライティングだけに集中できるわけではないからです。

ほとんどの社内スタッフにはそれぞれ、本来の役割があります。コンテンツマーケティングを行う中で、特に時間がかかる作業は記事の執筆ですが、社内スタッフが本来行うべき役割をこなしながらライティングも担当するとなると、執筆時間の確保が難しく、なかなか記事ができあがりません。そのため、オウンドメディアを活発に動かしていくことができず、最終的には運用を諦めざるを得なくなる可能性もあります。

このような問題の解決策として、外注ライターさんに記事制作を依頼する方法があります。記事制作を外注すれば、前述したような本数の問題を解決できるだけでなく、さまざまなメリットが生まれます。

まずはライティングを外注することで、マーケティング担当者が、本来の仕事であるマーケティング活動に注力することが可能になります。次に、一部の人間のみで記事を作成していると、どうしても使用する言葉が偏りがちになりますが、多数の外注ライターさんに依頼することで、記事に使用される語彙が増えるという利点もあります。また、外注ライターさんは、企業よりも読者に近い立場なので、企業が思いもよらなかった潜在的な読者を引き寄せるような記事を書いてくれるかもしれません。外注ライターさんに仕事を依頼することで、結果的に、より魅力的なサイトへと成長させられる可能性が高まるのです。

しかし、一言で「ライターさんに外注する」と言っても、外注ライターさんのレベルはさまざまです。いったいどのような基準でライターさんを選べばよいのでしょうか。

外注ライターさんに依頼する際は、たとえ初心者であっても文章の「構成力」や指示に対する「理解力」があるライターさんを選ぶことが重要です。テーマや読者のニーズを理解し、記事を構成する能力の高いライターさんであれば、ほぼ企業が想定していた内容の記事を納品してくれることが期待できます。本契約の前に必ずテストライティングを行い、ライターさんの能力をチェックしましょう。

また、金融系や医療系など専門性が高い記事を依頼する場合は、専門知識の有無や、その分野での就業経験の有無を、選考条件に加えるといいでしょう。深みのある記事を書けるライターさんを探すためには、少しの工夫が大切です。

さらに、外注ライターさんのコミュニケーション能力を見極めることも重要なポイントです。報連相がきちんとできる、社会人として問題のないライターさんであれば、安心して長期的に仕事を任せることができるでしょう。連絡を取りやすい時間帯や手段を確認し、問題なくコミュニケーションを取ることができそうかどうかも、採用前に判断しましょう。

外注ライターさんとの仕事を進めるフロー

それでは、外注ライターさんに依頼する一連のフローをご紹介しましょう。企画やインタビューの段階からライターさんに関わってもらうケースもありますが、今回は記事の執筆のみを外注する場合に絞ってご説明します。

まず、企業が外注で記事を作成する場合、大きく分けて「記事制作代行業者に依頼する方法」と「フリーランスのライターさんに依頼する方法」という二つの手段があります。基本的には、各業者のサイトや、フリーランサー依頼用のプラットフォームなどでサービスやライターさんを探します。自社サイトやブログでライターさんを募集する方法もありますが、直接契約をすると契約書作成が必要になったり、税金の問題が発生したりして手間になるので、あまりおすすめできません。

記事制作代行業者には、記事納品までのスケジュール管理も含めた一連の記事作成作業を任せることができます。そのため、記事執筆に関することを最大限外注したいときに利用するといいでしょう。ただし便利である分、フリーランスのライターさんに依頼する場合よりもコストが高くなる場合があります。また、社内ライターが執筆する業者と外部ライターが執筆する業者があり、体制をよく把握した上で依頼しないと、満足のいくクオリティの記事が上がってこないこともあるので注意が必要です。どのようなライターさんが執筆を担当するのか、必ず確認しましょう。

記事制作代行業者に仕事を依頼する場合、記事の作成方針やスケジュール等に関して、担当者と打ち合わせをします。そして担当者は打ち合わせ内容に基づき、ライターさんに対してディレクションを行います。追加の確認事項などがなければ、あとは通常、記事の完成を待ちます。

次に、フリーランスのライターさんに外注する場合についてご説明します。フリーランスのライターさんに仕事を依頼する場合は、クラウドソーシングサイトを利用するのが一般的です。

クラウドソーシングサイトでライターさんを募集する際は、まず初めに、本契約をする際の契約概要を設定します。例えば「1記事あたり2,000~2,500文字・1カ月で10本以上納品希望」というように、文章量、本数、納期などを具体的に設定し、募集要項として落とし込みます。納期や本数に加え、「想定される読者」「タイトルや見出し作成の有無」「チャットワークやスカイプなどの必要環境」「報酬の支払期日」「納品された文章の所有権」なども、ライターさんにとっては知りたい情報なので、できるだけ掲載するようにしましょう。

募集要項の見出しには「〇〇に関する記事作成ライター募集【1記事2,000字以上****円】」というように概要を記載しましょう。報酬設定の参考となる相場については、他社の案件を参照するなどしてチェックできます。

また報酬設定の際は、どの程度のレベルのライターさんに依頼するのかイメージしておくといいでしょう。例えば、高品質の記事を書くことができる専業ライターさんを希望する場合、安い報酬では仕事を受けてくれないことも考えられます。一方、経験の浅いライターさんであれば、多少報酬が安めの仕事でも受けてくれるかもしれません。文字数や納期から報酬額を算出する方法もありますが、求めるライターさんのレベルを考慮して報酬額を決めることもポイントのひとつです。

募集を開始し、ライターさんから応募があったら、ライターさんの構成力や理解力の有無を判断するためにテストライティングを行います。テストライティングのテーマは多少難しいものを設定したほうがよいでしょう。一般的にあまり耳にしない事例や、耳にはするが意味が浸透していない言葉について説明してもらうなどして、ネット上にある情報をどれだけわかりやすくまとめることができるかチェックしましょう。

問題がなかったライターさんのみ、個別に本契約を交わします。ただし、大手クラウドソーシングサイトでは直接取引を禁止しているため、本契約もクラウドソーシングサイト上で行うよう注意しましょう。

本契約を交わしたライターさんには、作成する記事の内容が具体的にイメージできるよう、キーワード、見出しや内容の詳細といった記事の構成など、個々の記事に対応した「レギュレーション」を渡し、順次記事を納品してもらいます。その後、修正もライターさんにお願いすると契約に記載した場合は修正点を指摘して修正してもらい、記載しなかった場合は企業側で修正やリライトを行います。

外注でライターさんを運用する際は記事作成のルール(マニュアル)が重要

記事作成の際、何もルールがなかったり曖昧なものであったりすると、企業が期待したものと大きくかけ離れた記事が納品される場合があります。ライターさんが独自のルールで記事を作成してしまうことを防ぐためにも、ルールをまとめたマニュアルを作成しましょう。

マニュアルに掲載すべき主な内容は、「ですます調」や「だである調」といったトーン、統一表現、記事全体のイメージを掴んでもらうための参考記事URL、禁止事項などです。また、コンテンツマーケティングにおいては、SEOが重要です。しかし、すべてのライターさんがSEOに関して十分な知識や経験を持っているとは限りません。そのため、記事に盛り込むべき内容は企業側でまとめたほうがよいでしょう。その記事の狙い、タイトルや見出しなどの構成、積極的に使いたいキーワードなどを伝えることで、SEOの知識がないライターさんでもSEOが考えられた記事を作成することが可能になります。

タイトルや見出しの作成をライターさんにお願いする場合は「キーワードをすべてタイトルに含める」「見出しは〇~〇個」など、それらの作成方法についてマニュアルに詳しく記載するようにしましょう。また、ライターさんに画像を探してもらう場合は、商用利用可能な素材のあるサイトを提示しましょう。画像の枚数や、「大見出しの下」のような画像を挿入する場所の指示を記載することもポイントです。

次に、「記事のコンセプトとペルソナの共有」もしておきたいことです。ライターさんに自社メディアの目的や、記事を読んだ後、読者にどうしてほしいのかを伝えることで、目的に沿った記事を書いてもらえるようにします。また、自社メディアのユーザーになるであろうペルソナを共有することで、ライターさんに具体的な読者像を持って記事を書いてもらうことが可能になります。「20代で結婚を考えている事務職の女性」「独立しようか迷っている30代の既婚男性会計士」といったターゲットが持つ、「どのタイミングで退職するのが一番迷惑がかからないか」「妻子ある身で独立する場合、どのような準備をしておいたらいいかわからない」などの悩みの詳細を明確に伝えましょう。

企業とライターさんのイメージを完全にすり合わせることは簡単ではありません。そのため、ギャップを完全になくすことは不可能かもしれませんが、ペルソナを伝えることで、希望に沿った記事を執筆してもらえる可能性は高くなります。

外注でライターさんを運用する際のポイント5つ

記事作成をライターさんに外注する際、これまでにご紹介してきた内容に加えて特に注意していただきたいポイントがあります。これらに気を付けることで、長期的に仕事を請け負ってくれるライターさんが増え、自社のメディア運営の安定へとつなげることができるでしょう。

一つ目は、マニュアルを項目分けすること。外注ライターさんに細かく指示をしようとすると、マニュアルの文言が長文になり、内容がわかりにくくなりがちです。文章で書こうとするのではなく、「文体」「統一してほしい表現」などを項目別に記載するよう意識しましょう。そうすることで、知りたい情報を見つけやすくなり、ライターさんの手間を省くことができます。また、適度に表や図、箇条書きを使うことで内容を整理することができます。

二つ目は、わかりやすい表現を使用すること。例えば「括弧としてダブルクォーテーションを使用しないこと」と記載しても、それを読んだライターさんは「ダブルクォーテーションとは何か」を少し考えてしまいます。しかし、「括弧として” “を使用しないこと」とするだけで、視覚的に理解することができるようになります。色を付けたり太文字を使ったりしてもいいでしょう。また、具体例を入れることでライターさんが作業しやすくなる場合もあります。「原因や理由を述べる接続詞(例:それで、だから、すると)」のように具体例を記載することで、使用してほしい単語や表現を明確に伝えることが可能になります。

三つ目は、マニュアル作成後のチェック。マニュアルができあがったら、必ず社内の人間がチェックを行ってください。記事に校正はつきものですが、マニュアルにも校正が必要です。作成担当者の視点では気づかなかったことや、誤った意味に解釈される可能性のある表現を指摘してもらうことで、よりわかりやすいマニュアルが完成します。

ライターさんがその企業を信頼して仕事を請け負ってくれるかどうかは、マニュアルの出来にかかっていると言っても過言ではありません。ライターさんにとって、長期的に記事を請け負う企業を決める際、その企業の対応はもちろん、スムーズに読むことができるわかりやすいマニュアルが用意されているか、修正依頼でマニュアルにないことを指摘されないかどうかが重要です。外注ライターさんとのお付き合いを始める前に、整ったマニュアルを完成させることが求められます。

四つ目は、社内の仕組み作りです。欠けている役割があると、記事外注はうまく機能しません。記事ごとにレギュレーションを作成するのはもちろん、実際にライターさんの運用を始めてからは、マニュアルの見直しも定期的に行う必要があります。また、レギュレーションを作成するためにキーワードをリサーチする担当も必要です。やみくもにキーワードを設定してもSEOの効果は期待できません。SEOについての知識を持ったスタッフが必要です。

さらに、ライターさんからの疑問や質問に対応するスタッフも必要です。ライターさんが仕事を進めていくと、作業において、ちょっとした疑問が出てくることがあります。このようなちょっとした疑問にも対応してくれる窓口があると、ライターさんは安心して仕事をすることができます。

最後の五つ目は、信頼関係の構築です。ライターさんとビジネスパートナーとしての信頼関係を築くことは、ライターさんを円滑に運用していくポイントです。顔を合わせることはほとんどないかもしれませんが、常に丁寧に、気持ちよく接することを心がけましょう。フリーランスのライターさんは、さまざまな顧客の仕事を請け負っているケースがありますが、働きやすい環境作りをして、自社案件を優先してくれるような関係性になれば理想的でしょう。

また、主婦ライターさんや副業ライターさんは多忙な方が多いと考えられるので、常にライターさんの都合を考慮するよう心がけましょう。外注ライターさんの運用では、ライターさんと連絡が取れなくなるなどのトラブルが発生することもあります。日頃からライターさんの都合を考慮することで、万が一のトラブルの場合に仕事を請け負ってもらいやすくなるかもしれません。

外注ライターさんに記事作成代行を依頼すると、記事の質や内容が思っていたものと違うことがありますが、わかりやすく詳しいマニュアルを作成したり、テストライティングでライターさんを選別したりすることで対策が可能です。また、外注ライターさんに対応するための仕組み作りを行うことで、ライターさんに安心して記事作成を請け負ってもらえる環境を整えることができます。外注ライターさんと良好な関係を築くことで、自社メディアの成長へとつなげましょう。