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網站文章寫作規範的制訂方法

經營自媒體網站的你或擔任網站內容負責人的朋友,是否有著「即使外包給公司外的寫手,好像也沒有產出想要的文章…」「想在自家網站上定期發佈品質高的文章」「想製作能夠吸引目標讀者的文章」等煩惱呢?

制訂網站文章的寫作規範當作指引,是維持網站品質的有效手段之一。這篇文章將說明打造網站的寫作規範方法與目的,適合給經營網站的讀者們參考。

我們在YouTube上也有影片解說(只限日文),會日文的朋友也不妨一併參考一下吧!

為什麼需要制訂寫作規範

寫作規範是寫手在寫作時可以當作準則的文件。規範內容從說明網站與文章目的到字數、標題的規定,歧視性用語或抄襲的禁止等最低限度的規範;以及文章的目標讀者形象等資料的整理。若選定文章中要使用的圖片也需要外包時,選定標準及方法也可記載在規範中。

在同一個網站中,文章的品質與品味若長期維持穩定,可增加對目標讀者的吸引力並獲得一定的成果。相反地,如果網站內的文章品質和品味參差不齊,讀者閱讀起來便會感到相當困惑。

假設沒有寫作規範與方針,網站的寫手們與相關人員對文章內容可能很難產生共識。而根據寫手的能力不同,產出的文章品質也會有所差異;另外每個校正者的修訂版本也會有所不同。透過寫作規範與方針,可以說明文章的方向性與規則,省下事後修正的麻煩並維持了網站的品質。

為寫手制訂寫作規範的方法

為了使寫手撰寫出與網站形象相符的文章,如何將網站的目的與撰寫的規則傳達給寫手就變得相當重要,以下我們將會列出如何制訂出寫作規範的方法與要點

1. 明確定義「目標(人物誌Persona)」

首先要明確定義的就是目標讀者的人物誌(persona),人物誌的設定包括年齡、性別、家庭結構、職業、收入和興趣,其他還可以有常看的電視節目、雜誌、SNS等接觸較多的媒體等可具體描繪的事物。這些設定可參考現有的顧客或讀者資訊,以及想像中未來讀者的形象等製作而成的真實人物誌。

以人物誌為目標讀者創作的文章,除了可替網站吸引目標人群,也可以讓寫手及校對者了解委託人的意圖及想法。

2. 決定要參考的資料來源

如果將資訊收集的工作全部交給寫手,很可能會產出與預期有所落差的文章。若將希望寫手參考的資料來源寫入規範中,此資料來源也可在一定的程度上指引寫手文章的方向,另外也可將不想要寫手參考的網站放入規範中。

除了透過網路搜尋來調查資訊外,也可將採訪或訪談的內容、客戶對商品的感想與常見問題、書籍或簡章等情報傳達給寫手,相信有助於創作出更有說服力的高品質文章。

3. 作為SEO的文章有什麼目的?

即使是「SEO的文章」也有各種不同的目的存在。例如,有衝高瀏覽量(PV)、獲得潛在客戶、鼓勵購買行為等不同的目的。根據目的不同,文章內容也需要有所變化,因此請在寫作規範中明記SEO文章的目的。

4. 標籤的基本用法

網站文章寫作中使用的大標題、副標題與小標題等標題的用法,其使用的種類與個數可能會因網站的不同而受到限制。像是在HTML中,經常使用表示段落的p標籤和附加在標題上的h標籤。如果可以讓寫手或校對者了解基本的標籤用法,對網站的管理者來說合作上會更加的順暢。

5. NG 詞彙

可在寫作規範中整理出不想出現在文章中的NG詞彙,可以用來警示寫手與校對者並減少事後的修正作業時間。這裡的NG詞彙可包含歧視性用語或與法律牴觸的表現等。

6. 統一表現的規定

為了要統一網站的形象並防止讀者的混亂,在網站或文章內統一表現是很普遍的作法。以日文的文章為例,文末要使用「てすます」或「である」語調、亦或者「お客様」或「お客さん」、「子供」或「子ども」等常出現的單字,「事」和「物」等形式名詞的漢字或使用平假名等都需要在寫作規範中表明清楚。若是有不清楚的地方,可參考共同通信社所出版的《記者Handbook》或日本文化廳的常用漢字表。

更新寫作規範是為了創作更好的內容

寫作規範在理想的情況下是邊使用邊持續更新。因為除了維持網站的品質,為了提供更好的內容,寫作規範是需要變更與持續新增規定的。在檢查完成的文章時,可根據完成度及需求修正寫作規範。但必須確保除了寫手與校對者外,所有的文章寫作關係人都有被通知到修正後的規範。

為了持續創作高品質的網站內容,寫作方針等規範的存在是不可或缺的。寫作規範濃縮文章寫作時需要注意的項目要點,除了省去事後修改的時間精力外也可依照你的想像實現網站的內容。在製作網站的同時請不要忘了制訂寫作規範,相信這個規範一定能成為日後協助你擴大事業的實用工具之一。

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