経費計上できる領収書とは(レシートとの違い・保存期間と保管方法)

個人事業主が必要経費を計上する上で欠かせない領収書。うっかり領収書をもらい忘れてしまった!レシートでも領収書の代わりになる?!と思ったことはありませんか。この記事では、領収書とレシートの違い、領収書が発行されない場合の経費計上の仕方、領収書等の保存期間や保管方法などをご説明していきます。

レシートとの違いはある?領収書とは

領収書とは、商品やサービスなど金銭の授受証明として発行される書類のことです。一方、レシートとは購入した商品やサービスの詳細が記載されている書類のことです。「経費計上するには領収書」と考える方が多いかもしれませんが、どちらも受取証書として認められています。むしろ、但し書きの記載しかない領収書に対して、内訳が記載されているレシートの方が、税務上信頼性が高い場合もあります。

※参考:国税庁「金銭又は有価証券の受取書、領収書」

領収書に宛名は必要?発行してもらう際の注意点

必要経費の計上として認められているレシートですが、宛名の項目がないことがほとんどです。そもそも宛名を記載する必要はあるのでしょうか。自社の名前が書かれていないと経費計上の対象としないと定めている企業はあるかもしれませんが、一般的には必須の項目ではありません。そのお金が事業に関わる経費であり、それを税務署に説明できるかどうかが大切です。

【経費計上に必要な書類のポイント】

  • いつ(取引日付)
  • いくらで(購入金額)
  • 何を(但し書きもしくは商品明細)
  • どこで(購入先の名前や住所)

特に、手書きの領収書を受け取る際には上記のポイントを踏まえているかどうかが重要になりますので、注意して受け取るようにしましょう。

領収書が発行されないorもらい忘れた場合の対処法(出金伝票の作り方)

必要経費として計上するためには、基本的に領収書、レシートが必須です。領収書、レシートが発行されない場合、もしくはもらい忘れてしまった場合にも経費だと分かる証明書類を保存しておく必要があります。交通費や慶弔金、お客様用に自動販売機で飲み物を購入した際など、領収書が発行されない場合は、出金伝票を作って経費として計上する方法があります。

上記で述べたように、「いつ・いくらで・何を・どこで」を明確にし、出金伝票に内容を記載しておくことで支払いの証明とします。出金伝票自体はお店で購入しても、Excelを利用して作成しても構いません。領収書やレシートをもらい忘れた場合も出金伝票に記載することで経費として計上できます。信頼性を高めるために、出金伝票と一緒に慶弔関連の送付物を取っておく、展示会に行った際のチケットを保管しておくなども良いでしょう。

【出金伝票に記載するポイント】

  • いつ(取引日付)
  • いくらで(交通費や支払金額)
  • 何を(勘定項目・摘要)
  • どこで(支払先・場所)

領収書の保存期間とおすすめの保管方法

領収書やレシートは確定申告をした後も、授受を証明する書類として一定期間の保存が義務付けられています。法人の場合は原則として7年間(※1)、個人事業主で青色申告の場合は7年間(※2)、白色申告の場合は5年間の保存が必要になります。

(※1)(※2):国税庁「記帳や帳簿等保存・青色申告」

また、税務調査の際に、領収書やレシートがすぐに出せるようにしておく必要があります。数年分の中から特定の日の領収書を求められた場合、速やかに提出しなければなりません。日頃からこまめに整理し、保管方法を考えておく必要があります。経費のボリューム次第で、月別、品目別、取引先別などにまとめておくのがおすすめです。

【おすすめの保管方法】

  • 封筒で仕分ける(手軽に月ごとの封筒に入れていき、年別でまとめる)
  • ファイリングする(領収書保管用の専用ファイルを購入しインデックスを付ける)
  • ノートに糊付けする(日付順に管理することで流れを把握できる)
  • スキャナ読み取りの電子保存をする(税務署へ事前に申請し承認を受ける必要あり)(※3)

(※3):国税庁「帳簿書類等の保存期間及び保存方法」

スキャナ保存制度による保管方法、おすすめの会計ソフト

最近ではスキャナ保存制度を利用した電磁的記録の方法があります。法律で定められた要件を満たした上で、事前に所轄の税務署に申請し承認を得なければなりません。徐々に利用しやすい内容に変化していますが、現状ではまだ個人事業主にとってハードルが高い内容になっているのが実情です。

※参考:国税庁「電子帳簿保存法一問一答」

ただし、領収書を整理する、確定申告の際に役立てるといった点においては会計ソフトを利用するのがおすすめです。領収書やレシートをスキャン又はスマホアプリで撮影し、データ上で記録し仕訳けることができます。日頃の経費精算や確定申告の際の作業が効率的になります。

【おすすめの会計ソフト】

会計ソフトを利用する上でも、まずは日頃の管理が大切になります。領収書やレシートが発生した際は速やかに内容を確認し、経費計上処理を行い、適切な保存方法で保管を徹底することが重要です。溜めずに処理を行うことを心がけましょう。



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