インタビュー・取材の依頼方法 アポイントメントを取るメールの書き方や電話のかけ方

ライティングだけでなくインタビューもできると、ライターとして受注できる仕事は格段に増えます。とはいえ、メディア業界での経験が無い新人ライターにとっては、ノウハウが得にくく、参入しにくい領域でもあります。この記事では、インタビューの流れと、それに携わる上で必要な知識やコツについてまとめました。

アポイントメントの取り方

インタビュイーにコンタクトする段階からライターに任される案件も、結構あります。その場合は、取材対象が企業関係者であるか、または個人であるかによって、アポの取り方が変わってきます。

企業やその社員にインタビューを申し込む場合

会社の広報担当者を通すと、断然スムーズです。その企業の公式サイトにアクセスし、「企業概要」等のページから代表番号を調べて電話をかけ、広報の部署へつないでもらいましょう。そして取材依頼の旨を告げると「詳細をメールしてください」と言われることが多いので、相手の名前とメールアドレスを聞きます。この際、相手の部署・名前をしっかり聞いておくと、そのあと返信がくる可能性が高くなります。

個人にインタビューを申し込む場合

最近はたいていの方が、SNSのアカウントを持っていたりメールアドレスを公開していたりするので、コンタクトは割と容易です。SNSの場合はできるだけ簡潔に、1）インタビューをお願いしたいという旨、2）トピックが何かということ、3）こちらの連絡先、を書いて送信し、返事がきたらメールアドレスを尋ねましょう。

無駄足を避けるために―取材対象者の見極め方

この最初のコンタクトの段階で反応が鈍い相手は、無事に脱稿まで至ることは困難、と見て間違いありません。2、3日経っても返事が無い場合や、返事の内容が消極的なケースは、見切りをつけて次の候補者を当たる方がよいでしょう。クライアントに事情を報告して、別の候補者を選んでもらうのも一つの手です。

取材内容の送付

メールに以下を記載して送信します。

1）記事を載せる媒体の概要
2）インタビューで聞く予定の事柄
3）その他の連絡事項

その他の連絡事項とは、インタビューの所要時間・場所・希望する日時、金銭の授受の有無、写真撮影を行うか否か等です。金銭の授受とは、取材料をこちらが払うのか否か、逆に広告料等をいただくのか、等です。特に店舗等に取材申し込みする際は、「店側が金銭（広告料）を払う案件か否か」で先方の対応が大きく変わるので、最初のメールに明記しておきましょう。

インタビューを受けていただくコツ

ぱっと見て用件がわかる、簡潔な本文のメールに仕上げることを心がけましょう。長文になる事項は、別のファイルにまとめて添付します。ただし、「ぜひ取材したいという気持ち」はきちんと伝えるべきです。企業の方が相手なら1～2文で、「かくかくしかじかの理由で、○○様（または製品）に魅力を感じた／興味を持った」と明記しましょう。年配者や芸術畑の方などに対しては、時候の挨拶から始めるなど手紙文の定型を踏まえたメールの方が好感触です。

日程のすり合わせ

取材依頼のメールに対して、好意的な応答をいただけたら、日程の調整に入ります。お断りが来たからといって、あきらめてしまうのは早計です。本当に無関心な方ならお返事もありません。応答があったという時点で「見込みがある」ので、相手方の都合・事情を聞き出し、別の選択肢を提案して打開策をさぐりましょう。「今は忙しい」と断られたら「では、いつ頃ならお手すきになりますか？」と伺う等、粘り腰の交渉が意外と有効です。

リマインダー

インタビューの前日あたりに、リマインダーをしましょう。勘違いなどでインタビューが実行できなかった場合、〆切りとの兼ね合いで困るのはライターの方だからです。電話が確実かつ手軽ですが、「リマインダーを行った」証拠を残した方がよい場合は、メールやファックスを使いましょう。

当日

インタビュイーはたいてい極めて多忙です。分刻みのスケジュールである方も多いので、時間ジャストに訪問しましょう。オフィスビルの1室を訪ねる場合なら、3分前にチャイムを鳴らす程度が目安です。自社ビルを所有する企業の場合は、ビルの大きさと受付の位置から移動に要する時間を推測し、10分前等に受付の前へ立ちます。時間に余裕を持って訪問し、受付の場所と目的のフロアを確認した上で、身なりを整えながらアポの時間を待つのがベストです。

インタビュー

インタビューとは、相手の方の人生や、人生をかけてつくっている品を取材する仕事です。たとえインタビューが立て続いていても、一回一回気持ちを改め、「相手の方にとってはとても大切なもの」をお伺いするのだ、と肝に銘じましょう。一方で、ライター自身の自衛のために、インタビュー内容の録音は必須です。録音やメモを嫌うインタビュイーもいらっしゃいますが、「お話に集中したいので、メモ代わりに録音させていただけますか？」「後日言った言わない等となる事態を、お互いに避けられますから」等とお話して、ご了解をいただくようにしましょう。あとで「言っていないことを書かれた」等とクレームをつけられた場合、録音があれば対抗できます。

インタビュー後

インタビュイーまたは秘書の方に、記事が公開されるまでの流れをご説明してクロージングします。草稿やゲラがいつ頃仕上がるか、内容の修正をご希望の場合はいつまでなら対応可能か、この2点は必ずお伝えしましょう。

後日―記事が公開されたら、お礼と共にご連絡

これは多くの場合、クライアントや編集者の方が、掲載紙の送付と併せて行ってくださいます。ただし、クライアント／編集者に、「○○先生へのお礼と記事掲載のご連絡は、お願いできますよね？」と、一言確認しておいた方がよいでしょう。クライアント／編集者によっては、やらなかったり失念したりすることもあります。そういう場合、インタビュイーの方から「あの記事、もう出たの？」「お礼状の一つもないの？」と苦情を言われるのは、インタビューを担当したライターだからです。今後のためにもきちんとお礼を済ませておきましょう。

インタビューの前に以下もぜひご覧ください。
インタビュイーの印象を良くするインタビューライター7つ道具 – かくたまブログ