フリーランスとしてやっていくうえで難しいことの一つとしてよく挙げられるのが、スケジュール管理です。フリーランスは自由かつ柔軟に働ける分、自分でどれだけしっかりとスケジュール管理できるかがとても重要になってきます。

この記事では、フリーランスにスケジュール管理が重要な理由やうまくスケジュール管理するコツ、おすすめのツールなどを紹介します。フリーランスでうまく時間を使えず悩んでいるなら、ぜひこの記事を役立ててみてください。

フリーランスのスケジュール管理が大切な理由は？

そもそも、フリーランスにはなぜスケジュール管理が重要なのでしょうか。それは、うまくスケジュール管理しないと、仕事を効率的にこなせない、クライアントからの信用を失うなど、さまざまな弊害を引き起こしてしまうからです。

自由に仕事を受注できるフリーランスは、複数のプロジェクトやタスクを同時進行することも珍しくありません。そのため、それぞれの仕事内容や予定をきちんと把握していないと、打ち合わせの時間が重なったり予定を忘れたりしてしまう恐れがあります。

きちんとスケジュール管理をしていないと、タスクの進行状況や現在抱えている仕事量なども把握することができません。その結果、自分ができる以上に仕事を引き受けてしまい、結局締め切りに間に合わない、という事態も起こりがちです。納期によく遅れていると、クライアントからの信頼を失ってしまう恐れがあります。

フリーランスがうまくスケジュール管理するコツ！

では、フリーランスがきちんとスケジュール管理するには、具体的にどうしたらよいのでしょうか。ここからは、フリーランスが心がけたいことを5つ紹介します。

生活リズムを整えて規則正しく暮らす

朝の起床時間や夜の就寝時間を統一するなどして、規則正しい生活を送るようにしましょう。生活リズムが整っていると、日々自分がどのように時間を使っているかが分かるので、スケジュールを立てやすくなります。生活スタイルが定まっていることで、立てたスケジュールに沿った行動も取りやすいでしょう。

生活リズムが整っていれば、ダラダラと仕事をしてしまうことも避けられます。オンとオフの切り替えが明確になり、メリハリを持って仕事ができます。

1日のスケジュールを決めておく

仕事を始めるときは、その日のスケジュールを決めてから仕事に取り掛かるのがおすすめです。1日のスケジュールを設定しておくと、その日にやるべきことを明確にできます。大まかにでも各作業に充てる時間を設定しておくと、時間を意識しながら作業し、効率的に仕事を進められます。

スケジュールを組むときは、各タスクの優先度やその日の体調などを考慮するのがポイントです。納期の近い案件は午前中に取り組む、体調がすぐれない日はいつもよりも余裕を持ったスケジュールにするなど、考えながら予定を組みましょう。

仕事を詰め込みすぎない

新たな仕事の依頼があるとなかなか断ることができず、つい仕事を引き受けすぎてしまう、というフリーランスも多いのではないでしょうか。自分で案件を取りに行かなければ仕事がないフリーランスにとって、仕事の依頼はありがたい話ではあるものの、引き受けすぎには注意が必要です。

仕事を詰め込みすぎてタイトなスケジュールを組むと、設定された納期に間に合わなくなるかもしれません。忙しすぎて十分に休息が取れず、徐々に生活リズムが崩れて作業効率が落ちる、ということも起こり得ます。

余裕を持ったスケジュールにすることで、急な体調不良など突発的な事態にも対応できます。締め切りはできるだけ前倒しに設定して、確実に納期に間に合わせられるように心がけましょう。

オフの時間も大切にする

プライベートの時間もしっかり予定に入れることで、メリハリのあるスケジュールを実現できます。

1日の就業時間を決めて、時間になったらその日の作業は終わりにしましょう。仕事のことはいったん忘れて、趣味に没頭したり家族や友人と過ごしたりして、オフの時間を楽しみます。無理をせずに休息の時間もきちんと確保することで、フリーランスとして長く働き続けることができるでしょう。

フリーランスにおすすめのスケジュール管理ツール

スケジュールをうまく管理するために、便利なツールを使うのもおすすめです。ツールを使えば簡単にスケジュールやタスクを入力でき、予定を可視化できます。ツールによってはスケジュールを簡単にシェアできるので、他のメンバーやクライアントと情報を共有するときにも役立ちます。

ここからは、予定やタスクの進捗状況などを管理できるおすすめのツールを7つ紹介します。それぞれの特徴や機能などをチェックして、自分に合いそうなものを探してみましょう。

1.Googleカレンダー

Googleカレンダーは、スケジュール帳や手帳のような感覚で使えるカレンダーツールです。Googleアカウントがあれば誰でも無料で利用でき、保存した予定はGoogleアカウントを持っている他のユーザーと共有できます。定期的な予定をスケジューリングすることも可能なので、クライアントとの定例会議をスケジューリングするのも簡単です。

Googleカレンダーはオンラインのカレンダーであるため、複数のデバイスで利用できます。パソコンやタブレット、スマートフォンなど異なる端末から利用してもスムーズに同期できるのが魅力です。

2.Time Tree

無料で利用できるカレンダーツールなら、Time Treeもあります。各予定にはチャットスペースがあり、コメントや画像などを入力できます。単に予定を管理するだけでなく、Todoリストやメモ帳としても使える便利なアプリです。

Time Treeは、複数のメンバーでコミュニケーションを取ることも可能です。予定の参加者同士でチャットができるので、打ち合わせや会議の前から簡単に連絡ができます。変更された予定はリアルタイムで更新されるので、予定の調整や変更もしやすくなっています。

3.サイボウズOffice

サイボウズOfficeは、チームのタスク管理ができる有料のグループウェアです。カレンダーやメモは共有でき、相手ごとにカレンダーを分けることも可能です。Todoリストもあり、個人での予定管理もできるようになっています。

サイボウズOfficeは、デバイスにダウンロードして使用するパッケージ版と、オンラインで利用するクラウド版の2種類が提供されています。

4.Microsoft To-Do

Microsoft To-Doは、Microsoft社が提供しているシンプルなTodoリストアプリです。箇条書きで1日のやることを書き出し、各タスクに優先順位や期限などを設定します。タスクが完了したらチェックを入れるだけで完了となり、操作はとても簡単です。Microsoftアカウントがあれば、追加料金は不要で利用できます。

Microsoft To-Doはタスクの共有も可能ですが、別のツールを経由する必要があるため、チームではなく個人でやることを把握する場合に向いています。「たくさんの機能は必要ない。シンプルに自分のやることを管理したい」という人にぴったりです。

5.Any.do

Any.doは、カレンダー・Todoリスト・リマインダー機能が一つになったスケジュール管理アプリです。タスクはカレンダー形式で表示され、今日やるべきタスクがひと目で分かるようになっています。デイリープランナー機能では、どのタスクに力を入れるべきかをAIが提案して、その日の予定を決めてくれます。

リストやタスクはメンバー内で共有できるので、チームで作業するときに便利です。有料プランではチャット機能があり、プロジェクトに関するやり取りを一つのツールで完結できます。Any.doのカレンダーは、Googleカレンダーと同期させることも可能です。

6.Trello

Trelloは、デバイス上でホワイトボードを共有できるタスク管理・共有ツールです。共有ホワイトボードには、「未着手」「進行中」「完了」などの進捗フィールドを設定でき、各フィールドにカード（タスク）を貼り付けることができます。各タスクの進捗状況が可視化され、視覚的に分かりやすくタスク管理ができます。

日本企業が提供しているツールで、請求書による支払いや年間契約の更新前の連絡など、細かいところまでサポートが充実しているのも魅力です。

7.Team Hack

Team Hackは、タスクの進捗状況を把握するのに便利なタスク管理ツールです。タスクの進行度合いや期限切れのタスクなどを表示でき、現在抱えている仕事量を把握しやすくなっています。

Team Hackは、タスク管理以外の機能も充実しています。各タスクの作業時間を計ったり、報告書をチーム内でシェアしたりすることも可能です。

まとめ

自由に仕事ができるのが魅力のフリーランスも、しっかりスケジュール管理しなければ作業効率が悪く、ダラダラと仕事をしてしまうことがあります。きちんとスケジュールを管理できれば効率的に仕事をこなすことができ、前倒しで仕事を進めることも可能です。いつも締め切りをきちんと守ることで、クライアントからの信頼も得やすくなります。この記事で紹介した便利なツールも活用しながら、きちんとスケジュール管理をしていきましょう。